Comment j’organiserais un forum d’affaires en RDC

Un forum d’affaires, le Katanga Business Meeting, s’est tenu le mois dernier dans la ville de Lubumbashi, dans la province d’Haut-Katanga, au sud-est de la DRC (lien).  L’objectif était de permettre aux entreprises de se rencontrer et former des liens commerciaux entre eux-mêmes.  130 entreprises y ont assisté, de secteurs y compris l’agriculture, les services, les mines, et l’énergie.
 
De tels forums sont une bonne idée.  Ils peuvent aider les entreprises à identifier et évaluer la faisabilité des opportunités commerciales.  Ils peuvent aider les entreprises à obtenir les ressources requises pour réaliser ces opportunités, et à trouver des partenaires, des fournisseurs, et des clients potentiels.  Ils peuvent aider les entreprises à évaluer la demande et les concurrents potentiels, et à décider sur la meilleure stratégie pour entrer dans un marché.  Ils peuvent aider les entreprises à trouver des biens et des services que font leurs opérations performer mieux.
 
Étant donné tous ces avantages, comment peut un organiseur préparer un forum pour les atteindre?  Un forum apportera plus probablement des avantages s’il engage un grand nombre d’entreprises, et facilite la communication et l’identification des opportunités entre eux.  Alors un organiseur voudrait faire des préparations détaillées que promeuvent l’engagement et la communication [1].  Voici ce que je ferais.
 
La première chose que je ferais est de contacter un échantillon des entreprises aussi large que possible, et les informer du forum.  Si plus d’entreprises sont impliqué, l’impact du forum sera susceptible d’être plus grand.  Alors j’utiliserais les annuaires téléphoniques,  les dossiers fiscaux, les organisations commerciales, les réseaux commerciales, et les connaissances des experts pour identifier et contacter les entreprises.  Des annonces dans les publications commerciales seraient utiles.  Je ferais aussi des annonces dans les journaux plus généraux, à la fois pour contacter ces entreprises non atteintes par les publications commerciales, et pour attirer les gens d’affaires potentiels qui n’ont pas déjà établis une entreprise – un prix d’entrée symbolique peut s’assurer que les participants au forum sont dévoués à la commerce.  Un site Web bien publicisé du forum serait utile aussi, donnant des informations sur le forum.  Aussi, j’encouragerais la participation en déclarant que le forum a le soutien d’associations commerciales importantes, du gouvernement, et d’organisations internationales.  Déclarer que beaucoup d’autres entreprises assisteront peut influencer les entreprises d’assister eux-mêmes.  Je examinerais aussi si les émissions ou les conférences Internet pourraient être utilisées à relier les entreprises dont les représentants ne peuvent pas assister en personne.
 
La prochaine chose que je ferais est d’embaucher des gens qui connaissent les entreprises et leurs affaires, ou qui peuvent apprendre beaucoup sur eux.  De tels gens peuvent agir comme « courtiers » ou « intermédiaires », reliant les entreprises qui peut-être ne se connaissent pas.  Leurs connaissances peut être utilisées pour organiser des réunions de groupe or bilatérales entre les entreprises avec des caractéristiques communes, ou pour fournir des informations aux entreprises participantes, ou pour organiser des communication soit sur papier soit en ligne.  Les intermédiaires peuvent aussi être capable de résoudre les difficultés entre les entreprises, si les intermédiaires ont des compétences de négociation ou peuvent les acquérir.
 
La troisième chose que je ferais est d’expliquer avant que le forum commence ce que les entreprises peuvent faire quand elles y arrivent.  Laisser les entreprises savoir à l’avance leur permet de se préparer, et rend les interactions au forum plus efficaces.  Alors je dirais aux entreprises qu’elles rencontreront des autres entreprises de leur propre industrie et des autres industries, et que elles peuvent échanger des échantillons des produits, des prospectus, et des cartes de visite.  Je leur dirais aussi qu’ils peuvent étaler et présenter publiquement.
 
La quatrième chose que je ferais est d’organiser les sièges, les espaces, et le programme dans le forum afin que les représentants des entreprises puissent se rencontrer et passer rapidement.  Plus une entreprise a des réunions pendant le forum, plus il est probable qu’elle identifie des opportunités commerciales, des partenaires, ou des fournisseurs.  Les tables et les stands des entreprises pourraient être positionné proches l’un de l’autre, peut-être côté à côté afin que les représentants puissent se déplacer d’une entreprise à un autre avec peu d’omissions.  Je suggérerais que les réunions initiales seraient limitées à trois minutes, avec des occasions de discuter plus loin lors d’une réunion portes ouvertes que suivra ou au déjeuner.  Des sessions pourraient être organisées pour les entreprises de différentes régions et industries, et sur différentes topiques d’intérêt commercial.  Ces sessions étendront l’éventail d’interactions des entreprises.
 
La prochaine chose que je ferais est de distribuer des informations sur la région, l’industrie, la spécialisation industriel, et l’éventail des produits de chaque entreprise, avec des coordonnées.  Une entreprise s’intéressera souvent par des opportunités où elle peut utiliser ses connaissances et ses compétences, et de telles opportunités peuvent résulter d’observer et de coopérer avec les entreprises avec lesquelles elle partage certaines caractéristiques.  Reconnaître les fournisseurs et les clientes locaux peut permettre aux entreprises de réduire les coûts, puisque l’entreprise avec les partenaires locaux auront les dépenses de transport plus basses, que peut mener aux grands réductions dans un région où le transportation est difficile.  En effet, sans trouver une chaîne logistique locale, une entreprise peut ne jamais décoller.  De plus, si les entreprises connaissent des autres entreprises avec les caractéristiques partagées, elles peuvent former des groupes de pression à protéger leurs intérêts.
 
La sixième chose que je ferais est d’encourager les entreprises à parler de leur travail.  La discussion du travail peut stimuler les idées et la collaboration.  Je demanderais aux entreprises de donner des présentations publiques pour cinq minutes de leurs produits, organisation, et objectives.  Les entreprises pourraient fournir des échantillons de leur travail, et décrire comment elles peuvent aider d’autres entreprises.  Les entreprises pourraient aussi décrire les problèmes qu’ils ont, afin que des partenaires ou des contractuels potentiels puissent travailler pour les résoudre.  Des réunions portes ouvertes pourraient discuter des topiques d’intérêt pour certaines ou la plupart des entreprises, y compris l’approvisionnement en électricité, la réglementation, les impôts, et la technologie.
 
La septième chose que je ferais est de promouvoir les contacts entre les entreprises après la fin du forum.  Les entreprises pourraient être encouragées à échanger des cartes commerciales pendant le forum, et à entrer leurs noms dans une base de données disponible pour d’autres entreprises.  Certains des ouvriers du forum qui connaissent les entreprises et leurs opérations pourraient continuer à travailler temporairement après la fin du forum, reliant les entreprises qui veulent trouver des partenaires, des fournisseurs, ou des clientes.  Les ouvriers pourraient aussi ramasser et résumer les informations données pendant le forum, que pourrait aider les entreprises à coopérer à l’avenir, et que pourrait être un produit commercial en soi.

Notes:
1. Certaines études académiques ont examiné les préparations utilisés dans d’autres forums et des réseaux similaires, y compris (en anglais) Jack et al. (2013) An entrepreneurial network evolving (lien)
Lockett et al. (2013) Motivations and challenges of network formation
(lien)
et (en français)
Chabaud et al. (2003) Les incubateurs d'entreprises innovantes (lien)